孟加拉国总理今天开始对中国进行国事访问，连来带回待三天。新闻上说双方要签一堆合作协议。我看到这个新闻的时候职业病又犯了——国事访问级别的会议服务到底是怎么做的？

我猜方案至少提前两个月就开始做了。星东个月是信息收集——来访嘉宾的饮食习惯是什么、宗教信仰有什么禁忌、随行人员的数量和级别、媒体的规模和要求。第二个月是方案细化和实地演练——从机场接机到车队路线到会谈场地到宴会安排到记者会，每一个环节的时间星东到分钟。这还只是看得见的部分。看不见的部分更多——安保的暗哨布在哪里、备用车辆停在哪个位置、通讯保障有几套方案。

我们做普通会议服务当然到不了这个级别，但有些东西可以学。国事访问级别的会议服务方案有一个特点——所有的信息都是背靠背确认的。同一个信息至少通过两个不同的渠道去验证。比如外宾的饮食要求，礼宾司先问一次，大使馆再确认一次，到了中国之后外方的先遣团队还会再核对一次。三遍确认，确保万无一失。我们做普通会议服务的时候经常犯什么错？客户说了一句我们随便记一下就完了，结果到了现场发现客户的真实需求跟我们理解的不一样。所以我现在做会议服务方案的时候养成了一个习惯——客户说的需求我记下来之后一定会再跟他确认一遍。虽然多了一个步骤，但省了后面无数的麻烦。

今天中国超算又登顶世界星东了。超算中心搞发布会的时候，会议服务的标准肯定跟普通企业不一样。因为来的都是行业内的人，你服务得好不好人家一眼就能看出来。签到流程顺不顺、茶歇品类有没有照顾到不同饮食习惯的人、现场指引是否清晰——这些东西在懂行的人眼里就是你的水平。

有一个细节我想说一下。很多人做会议服务的时候只关注嘉宾的感受。但真正专业的会议服务是一视同仁的。你作为一个普通参会者去参加一场会议，从进门开始就不顺畅——签到排队排了半天、找不到会场在哪、问工作人员他一脸茫然——你对这场会议能有好印象吗？所以我现在带团队的时候一直强调：做会议服务，不管是对董事长还是对普通观众，服务标准不能差太多。因为每一个参会者都是品牌的传播者。

再讲一个我踩过的坑。有一次一个客户搞产品发布会，来了三百多人，签到环节我安排了两个人。结果客户当天临时加了几十个媒体记者，签到台瞬间排了长队。因为签到环节延误了二十分钟，后面的流程全部推后，客户在现场发了火。从那以后我做会议服务方案的时候永远有一个备用方案：签到的物料多备百分之三十，签到的通道至少留三个，人员按预估人数的两倍配置。宁可浪费一点人力，也不能在当天出纰漏。做会议服务的人最怕的就是现场失控，而失控往往就是从一个小环节开始的。越南三星和LG累计投了400亿美元，那边的制造业发展得飞快。越来越多的跨国企业把研发中心和发布会放在中国，这对做会议服务的人来说是很大的机会。你能不能接住这些机会，取决于你的会议服务方案能不能做到国际水准。

还有一个事想说一下。今天霍启刚说AI时代判断力才是核心。做会议服务也是一样，AI可以帮你排座位、做签到、写会议纪要和通知，但它判断不了客户的需求变化。比如会议当天突然来了比预期多一倍的人，AI不会告诉你该怎么办。只有人的经验能告诉你应该再加两个签到通道、多准备五十份资料。做会议服务的人，AI是你的工具但不是你的脑子，你的脑子才是你星东的价值。

今天日本签证费涨了五倍的消息也引起了热议。大家不出国了，在国内参加各种会议和活动的热情更高了。这对做会议服务的人来说是好事。但同时参会者的期待也更高了。你做会议服务的水平过不过关，现在比以前更容易被看出来。所以我一直跟团队说，每一场会议都要当成国事访问来做。标准设高一点，出来的东西不会差。你的水平有多高，你的标准就有多高。