今天接到一个老客户的电话，说他们今年的年会场地已经定好了——订的是12月第三个周五的档期。我问你这么快就定了？他说：上周定的，比去年便宜了将近40%。

这个价格差异一点都不夸张。年会场地的价格跟预定时间的关系，跟机票差不多——越早定越便宜，越晚定越贵。

我先给你算一笔账。以上海的一家五星级酒店为例，宴会厅的年会套餐在旺季（11月到1月）的价格大概是每桌5000到8000元。如果你提前半年预定，可以拿到早鸟价，大概能便宜20%到30%。如果你提前三个月预定，折扣就少很多了。如果你等到11月再定，不但没有折扣，还不一定有档期。

而且不只是酒店，所有的年会供应商——舞台搭建、灯光音响、摄影摄像、节目编排——在旺季都是卖方市场。你提前定，你是甲方，可以慢慢挑、慢慢谈价格。你临时定，你是乙方，供应商报什么价就是什么价，你没有选择的空间。

我们的客户里，但凡年会办得好的、员工满意度高的，无一例外都是提前规划的公司。有一个客户让我印象特别深：他们在每年6月的管理层会议上，年会方案就已经确定了。主题、预算、场地、供应商，全都敲定。然后从6月到12月，每个月推进一个阶段——节目排练、物料制作、流程设计、彩排走场。到了年会那天，一切水到渠成，毫不出错。

今年618的数据也透露了一个有意思的信息：消费者越来越理性了，不再被低价冲昏头脑。这个趋势对企业做年会也有启发——员工对年会的期待也在变。以前大家觉得年会有个奖抽就行，现在大家更在意年会的品质和体验。如果你的年会仓促上马、效果拉垮，员工不仅不会满意，反而会觉得公司不重视他们。

所以，如果你现在还没开始想年会的事，我真心建议你打开日历，先把场地定了。一步早，步步早。省下来的钱加到预算里，不管是升级奖品还是请更好的表演团队，员工的体验都会好很多。

最后再分享一个经验：提前预定场地的时候，一定记得问清楚取消政策。万一公司年度计划有调整，至少不会因为取消场地而造成太大的损失。好的酒店通常有比较灵活的取消政策，这也是选择场地时需要考虑的因素之一。

年会的本质，是公司对员工一年付出的感谢。感谢这件事，值得你提前准备。

再延伸说说年中就开始筹备年会的另外几个好处。

星东个好处是你可以从容地做创意策划。年会的创意不是拍脑袋想出来的，而是需要时间发酵的。你花一个月的时间做调研、做头脑风暴、找灵感，跟花一周的时间赶出一个方案，效果是完全不一样的。好的创意需要时间沉淀。

第二个好处是你有足够的时间跟各个部门沟通。年会不是行政部或者市场部一个部门的事，它需要销售、研发、运营、财务等各个部门的配合。提前半年开始策划，你可以从容地跟每个部门沟通，了解他们的需求和想法，然后把所有的需求整合到一个完整的方案里。

第三个好处是你可以做员工调研。很多公司的年会之所以让员工觉得没有意思，就是因为年会的策划者根本不了解员工想要什么。提前半年做一次员工调研，问一问大家理想的年会长什么样，然后把员工的意见融入到策划中。这样的年会，员工的参与感和满意度会高很多。

今年618的消费数据也给我们做了一个提醒：消费者越来越挑剔了。他们不再满足于“有”，而是追求“好”。这个趋势同样适用于年会——员工不再满足于“有年会”，而是追求“好年会”。什么是好年会？就是能让他们感受到被重视、被感谢、被认可的年会。要做出这样的年会，提前准备是星东的路。

所以，如果你还没有开始想年会的事，现在就拿起手机，把今年12月的某个周五圈出来，然后开始行动。你的员工值得一个提前准备的好年会。

年会策划的本质，是公司对员工一年辛苦付出的感谢。感谢这件事，值得你用心准备、提前准备。现在就开始行动，年底的你和你的团队会感谢现在的自己。