这个问题每年都有企业在问，特别是那些原本没有专职活动团队、但需要定期举办中大型会议的公司。答案不是固定的，取决于你的会议类型、频次和内部资源。
先说什么情况适合自办。如果你的会议频次高、规模固定（比如每周一次高管会、每季度一次全员会），场地是自有或者长期租用，内容结构比较标准，那可以逐步建立内部执行能力，控制成本。
什么情况适合找外包？一是有特殊形式要求的会议，比如年会、战略发布会、行业论坛——这类活动对舞台效果、视觉设计、现场流程有较高要求，内部团队很难驾驭全套；二是涉及大量外部嘉宾、需要接待、翻译、餐饮等综合服务的会议，协调复杂度高，外包更高效；三是偶发性的大型会议，自己临时组队效率低，不如交给有经验的团队。
选外包的时候，有个容易忽视的点：会议服务公司的执行团队，有没有做过同等规模和类型的会议？很多公司PPT里的案例看起来很多，但要问清楚"你们团队亲自执行的"和"合作过的"，有时候差别很大。
上海星东传媒在会议服务上涵盖场地协调、舞台视觉、设备保障、现场执行全流程，服务过从50人小型研讨到千人大型论坛的各类会议。如果你正在评估下一场大型会议的执行方式，可以约我们聊一聊，不一定要外包全部，模块化合作也是一种选项。
